Доступ до архіву
Діяльність держархіву з використання документів здійснюється відповідно до розділу V Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та розділу VI Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 №656/5 (із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 31.01.2015 № 131/5 та від 06.07.2015 №1124/5).
Прийом громадян та представників юридичних осіб здійснюється в державному архіві Миколаївської області за адресою: вул. Московська, 1, м. Миколаїв, Миколаївська обл., Україна, 54001.
Прийом відвідувачів у Столі довідок та видача відповідей на запити здійснюється у корпусі № 2 за адресою: м. Миколаїв, вул. Маріупольська, 1 за графіком: вівторок та четвер з 9-00 до 12-00 та з 13-00 до 16-00
Телефон для довідок: (0512) 37-44-55, 37-00-65
Адреса електронної пошти для направлення запитів: mk.archive@ukr.net
Вхід до приміщень (на територію) держархіву здійснюється за умови пред’явлення документа, що посвідчує особу (паспорту або іншого документа відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 13 Закону України «Про єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»).
Бланки для подання запитів до держархіву Миколаївської області (українською мовою)
Бланк запиту про підтвердження факту, події у форматі DOC або ODT.
Бланк запиту про підтвердження факту за документами ЗАГС (метричними книгами) у форматі DOC або ODT.
Бланк запиту про підтвердження трудового стажу, заробітної плати у форматі DOC або ODT.
Бланк запиту щодо надання архівної копії (архівного витягу) документу органу виконавчої влади або місцевого самоврядування у форматі DOC або ODT.
Терміни виконання запитів
Термін виконання запитів становить до 30 днів з моменту його реєстрації.
Строк виконання запитів (зокрема, генеалогічних та біографічних) може бути подовжений за рішенням керівника держархіву, про що обов’язково інформують заявника.
Загальний строк виконання запиту – не більше 45 днів.
Обмеження доступу до документів НАФ
Статтею 11 Закону України «Про інформацію» не допускаються збирання, зберігання, використання і поширення конфіденційної інформації про особу без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та захисту прав людини. Статтею 6 Закону України «Про захист персональних даних» не допускається обробка даних про фізичну особу, які є конфіденційною інформацією, без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту і прав людини.
Відповідно до Рішення Конституційного Суду України від 20.01.2012 № 2-рп/2012 персональні дані про особу – це будь-які відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована, а саме: національність, освіта, сімейний стан, релігійні переконання, стан здоров’я, матеріальний стан, адреса, дата і місце народження, місце проживання та перебування тощо, дані про особисті майнові та немайнові відносини цієї особи з іншими особами, зокрема членами сім’ї, а також відомості про події та явищі, що відбувалися або відбуваються у побутовому, інтимному, товариському, професійному, діловому та інших сферах життя особи, за винятком даних стосовно виконання повноважень особою, яка займає посаду, пов’язану зі здійсненням функцій держави або органів місцевого самоврядування.
Лише фізична особа, якої стосується конфіденційна інформація, відповідно до конституційного та законодавчого регулювання права особи на збирання, зберігання, використання та поширення конфіденційної інформації має право вільно, на власний розсуд визначати порядок ознайомлення з нею інших осіб, держави та місцевого самоврядування, а також право на збереження її таємниці.
Відповідно до статті 16 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» доступ до документів Національного архівного фонду, що містять конфіденційну інформацію про особу, а також створюють загрозу для життя чи недоторканності житла громадян, обмежується на 75 років від часу створення цих документів. Раніше зазначеного строку доступ здійснюється з дозволу громадянина, права і законні інтереси якого можуть бути порушені, а в разі його смерті – з дозволу спадкоємців, а також у разі, коли така інформація є суспільно необхідною або обмеження доступу до неї заборонено законом.
Доступ до документів, що містять персональні дані, має надаватися користувачам через 75 років від часу створення відповідних документів.
Доступ до документів, що містять персональні дані, раніше визначеного терміну, може надаватися користувачам, які отримали дозвіл громадянина, права та законні інтереси котрого можуть бути порушені, а у разі його смерті – дозвіл спадкоємців, а також користувачам, які працюють із відповідними документами у рамках наукової роботи згідно з планами наукових установ, за умови забезпечення ними належного захисту отриманих персональних даних.
Фізична (юридична) особа, яка проводитиме самостійний пошук документів, що підтверджують родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних або генеалогічне дослідження, має надати архіву документи про згоду особи щодо проведення такого пошуку або засвідчене нотаріально доручення від замовника генеалогічного дослідження (або прирівнені до них документи відповідно до ст. 40 Закону України «Про нотаріат»).