Машиночитні описи: крок до архіву без бар’єрів

Опис справ архівного фонду – це ключовий довідковий інструмент, який містить заголовки, дати, обсяг та короткий зміст кожної справи у фонді. Саме з опису починається знайомство з архівом. Перш ніж замовити справу, дослідник вивчає опис, щоб зрозуміти, чи містить вона потрібну інформацію. Швидкість і зручність «читання» опису напряму впливає на ефективність роботи з документами фонду.
Усі державні архіви йдуть шляхом оцифрування описів та їх розміщення на офіційних вебсайтах у форматі PDF, що дозволяє користувачам віддалено починати працювати з архівними фондами. Так само і Державний архів Миколаївської області оцифрував і оприлюднив у форматі PDF понад 10 тисяч описів, які на сьогоднішній день доступні онлайн на сайті архіву у розділі «Науково-довідковий апарат». При роботі з такими описами користувачі мають фактично «гортати» кожен опис, сторінка за сторінкою, що повертає до «паперової» логіки роботи та «з’їдає» дорогоцінний час.
Водночас, з початком масового оцифрування архівних документів та оприлюдненням цих цифрових масивів у мережі Інтернет виникла практична необхідність переведення описів справ у машиночитаний формат. Такий формат підтримує повнотекстовий пошук в описах і дозволяє розміщувати оцифровані справи на архівних вебресурсах.
Протягом 2023-2024 років спеціалісти Державного архіву Миколаївської області удосконалили 127 описів на 27505 заголовків справ. Для порівняння: протягом 2017-2021 років було переукладено 106 описів на 3481 заголовок.
Важливо наголосити, що старі описи нікуди не зникають, а додаються останніми справами в фонд.
Цього року пріоритет по удосконаленню описів зберігається, заплановано удосконалення 31 опису на 18946 заголовків справ.
Результати роботи можна побачити у «Цифровому архіві»: вже доступно понад 800 тисяч зображень справ фондів давніх і нових актів.
Ми прагнемо, щоб архів став не лише збереженим, а й доступним.